生徒名簿をクラウドで扱うときの注意｜バックアップと削除のしかた
生徒の名前や配慮メモは、個人情報です。クラウドのツールに入力するときは、事前の確認と、バックアップや削除の方法の把握が欠かせません。この記事では、LaClassでの扱い方を説明します。
まず、学校・自治体のルールを確認する
外部のサービスに、生徒の個人情報を入力してよいかどうかは、学校や自治体のルールで決まっていることがあります。使い始める前に、管理職や情報の担当の先生に確認してください。氏名の代わりに、姓だけ、出席番号、イニシャルなどで運用する方法もあります。LaClassは、名簿に実名を入れることを必須としていません。
LaClassでの保存の仕組み
- Googleでログインしているときだけ、クラスと座席表が保存されます。保存先は、Googleが提供するクラウドのサービス（Cloud Firestore）です。
- ログインしていない間の変更は、保存されません。ブラウザの中にも、データは残りません。
- 保存したデータは、ログインした本人のアカウントだけが読み書きできるよう、制限しています。
バックアップを取る
設定画面の「データの管理」から、2種類のファイルをダウンロードできます。
- 全データをダウンロード（JSON）：全クラスの名簿、性別、配慮メモ、NGペア、座席表などを、まとめて保存します。完全なバックアップです。
- 名簿をダウンロード（CSV）：年度、クラス名、番号、氏名、性別、配慮メモを、表の形で保存します。Excelなどで開けます。
ダウンロードしたファイルにも、個人情報が含まれます。保管する場所や、持ち出しのルールにも注意してください。
データを削除する
設定画面の「全データを削除する」を押すと、確認のメッセージが出ます。「削除」と入力すると、サーバーに保存されている全クラス、生徒名、配慮メモなどが削除されます。続けて、LaClassのログイン情報（アカウント）も削除するかを選べます。削除したデータは、元に戻せません。先にバックアップを取っておくことをおすすめします。
共有パソコンや投影のときの注意
- 共有のパソコンでは、使い終わったらログアウトする。
- 電子黒板やプロジェクターに映すときは、名前、配慮メモ、NGペアの警告が、生徒に見えないようにする。
まとめ
学校のルールを確認し、必要な範囲の情報だけを入力し、バックアップと削除の方法を知っておく。この3点を押さえて、安心して使ってください。個別の機能は、配慮が必要な生徒の席の決め方でも説明しています。